17 jul. 2009

Ésa era mi chamba


Cuando dejé mi centro de prácticas en la Agencia para venir a trabajar aquí, la directora del área de ese entonces, me pidió que hiciera una entrega de cargo (como si hubiera sido funcionaria ¬¬).

Lo que querían saber era lo que yo hacía, para que pudieran conseguir a otra persona. Hoy me topé con aquel documento y quise compartirlo.

Cabe mencionar que este informe corresponde a las actividades que hacía y que se acentuaron con la ausencia de la Abejita. Cuando él estaba, pues yo me dedicaba a las revistas y a ingresar información a la base de datos. Además tampoco contemplo aquí, todo el apoyo que di para esos dos grandes eventos.

Aquí va! (algo editado)

-----
Entrega de Cargo


De : Ivonnette
Para : J.S.S.
Fecha : 15 Junio de 2009
Asunto : Estado de actividades – Entrega de cargo


Introducción:
El presente documento especifica los temas y actividades desarrollados por la practicante profesional Ivonnette de la Dirección de F y P de I de La Agencia al momento de su salida del centro de prácticas.

Temas desarrollados:
1. Noticias para el portal
Actividades: Integrar en un solo documento las noticias de la semana proporcionadas por prensa, depurar las notas irrelevantes, seleccionar las noticias más importantes e incluir una propuesta de 5 a 6 noticias para que se publiquen en la Web.
La segunda parte de actividades de este tema consiste en encontrar la fuente original de la noticias en Internet o transcribir la noticia para luego colocarla en la Web a través del portal Aurix.
Trabajo coordinado con: I.R.
Estado: las noticias de la segunda semana de junio se quedaron en fase de selección.

2. Newsletter
Actividades: Conseguir las fuentes originales completas de las noticias que han sido seleccionadas para el newsletter. Una vez que han pasado por la edición de un supervisor, se colocan en la Web y se brindan las url a la persona que elabora el newsletter para que enlace las noticias correspondientes.
La otra parte de actividades del tema del Newsletter es el mantenimiento de contactos del directorio. Consiste en recibir las peticiones vía e-mail de usuarios que quieren ser incluidos o removidos del directorio. El directorio es un archivo Excel que debe ser actualizado constantemente y que contiene el correo de la persona a la que se le envía y el nombre de la persona.
Trabajo coordinado con: I.R. y J.M.
Estado: Se concluyó el newsletter de Mayo y el directorio está actualizado.

3. PPT y teasers para el portal
Actividades: Luego que la persona encargada actualiza la información de las ppt, se manda el aviso de publicación. Mi labor aquí constituye en convertir el documento en un PDF y colgarlo en la Web donde corresponde.
Trabajo coordinado con: M.R. e I.R.
Estado: Las actualizaciones de la presentación suelen ser una vez al mes. Se brindó indicaciones a I sobre la colocación de estos archivos en el portal mientras no se haya designado a otra persona para esto.

4. Hemeroteca:
4.1. Diseminación de Revistas
Actividades: Escaneo de las Revistas que llegan por suscripción (Semana Económica, Perú Económico y América Economía), recopilación de las páginas del Día1. Una vez obtenido los archivos electrónicos de las revistas, se procede a enviar una alerta hemerográfica semanal para dar a conocer la información que se tiene. Además incluye el mantenimiento del Revistero, que es un repositorio de los archivos electrónicos de las revistas de todo el año.
Trabajo coordinado con: actividad propia (antes coordinada con la Abejita)
Estado: Se descontinuó hace una semana por la carga de otros pedidos.

4.2. Suscripciones
Actividades: El primer tipo de suscripciones es de todos los servicios y publicaciones a los que ya estábamos suscritos. Consiste en dar seguimiento y coordinar con los proveedores para la renovación de estos servicios.
El segundo tipo de suscripciones fue un encargo para realizar un informe sobre los servicios de información, noticias y revistas más importantes fuera del país, con el fin de escoger a cuál se suscribe y/o colocar publicidad de los proyectos de la Agencia.
Trabajo coordinado con: I. R.(publicaciones) y R. I.(servicios de información)
Estado: El trabajo coordinado con I. ya está listo, sólo se necesita aprobación para la renovación (Ej. La compra del Perú Top 10 mil). El trabajo coordinado con R. está en la fase de elaboración de informe, ya que la mayoría de servicios han mandado sus cotizaciones.

5. Bases de datos
Actividades: Consiste en unificar diversas bases de datos de empresas en un solo documento Excel para facilitar el uso y conocer qué contactos se tiene de cada empresa. La persona encargada de administrar esta base de datos escogió los campos que son necesarios e importantes obtener de las empresas.
Trabajo coordinado con: H.C.
Estado: La base está a un 90%

6. Servicios del Cendoc en Intranet
Actividades: Alimentar la base de datos de artículos de revistas sobre el tema de inversiones y de sectores. Además del ingreso de nueva colección de libros ya sea por compra o por donación. En Intranet se encuentra el Revistero y también se encuentran los artículos escaneados.
Trabajo coordinado con: la Abejita
Estado: Toda la colección bibliográfica en físico (libros) están embalados en cajas que fueron inventariadas por Abejita a su salida. Parte de la colección, como la de Project Finance están colocadas en los estantes ubicados al frente de la fotocopiadora. La colección digitalizada (archivos PDFs) están organizados en carpetas dentro de la Unidad Z denominada “Documentos seleccionados” en la intranet. Cabe resaltar que los que poseían acceso a esta unidad eran la Abejita, J. M. y yo. Sin embargo, el Sr. J desconoce la organización de los archivos. En relación a los otros servicios, como el buscador de artículos, fue suspendido el año pasado por un tema informático de compatibilidad en el lenguaje de programación que no se ha podido resolver.

7. Otros temas
Actividades: Consiste en los encargos que se me asigna ya sean pequeños o temporales. Algunas de estas actividades suelen ser pedidos de información y apoyo en traducciones.
Trabajo coordinado con: I.R, la srta L. y otros consultores del área.
Estado: Por ser temporales, están completas.





/ilg 20090615



----

Tengo que admitir que me gustaba mi chamba... =( ... la extraño por momentos, hoy la extraño más porque si siguiera aún ahí (bueno, como practicante) ya podría escoger mis 15 días de vacaciones!!!!

abuuuu

P.D: Otra cosa que extraño horrores es la linda vista!