29 sept. 2010

EXCELente Aprendizaje

Desde que estoy en esta chamba, el office es mi amigo [no sé por qué siento que esa frase ya la he dicho antes]. El Outlook para las comunicaciones y las tareas pendientes (esos avisitos…), Word para mis informes, procedimientos e instructivos, Power Point para las presentaciones de esos informes, procedimientos e instructivos, además de las capacitaciones y Excel para los cronogramas, cuadros, bases de datos, etc, etc, etc. En muy poca medida uso el Visio.
 
Si bien llevé un curso de Presentaciones efectivas y ahora sé como modificar plantillas y hacer animaciones básicas (que se parecen al flash xD), siento que mucho más he aprendido del amiguito verde: Excel.

 

 

Recuerdo muy bien el día que mi jefe me entrevistaba….
 
Jefe: ¿Qué tal es tu manejo de Excel?
Yo: Pues sé lo básico.
Jefe: Que bueno que me lo sigas con sinceridad, porque peor sería que me dijeras que sí sabes y cuando te pida algo no lo puede hacer
Yo: :)
Jefe: Pero, aprendes rápido? Te gusta aprender?
Yo: Sí, eso sí.
 
Ya pasado un año, no soy master en Excel pero me enorgullezco de lo que he ido aprendiendo:

 
  • Una de las mejores formas de ir aprendiendo es viendo archivos que ya tienen las funciones que necesitas.
  • Mi manejo de fórmulas ha ido mejorando poquito a poquito: sumas, promedios, porcentajes, entre otros. La forma de numeración N+1 muy útil cuando insertas filas, pero peligroso cuando ordenas por alguna variable y luego quieres volver al “orden” anterior.
  • La creación de listas desplegables (así sólo selecciones la opción que corresponde).. y eso lo aprendí de mi amiga @ylians quien se tomó la molestia de llamarme para darme las indicaciones por teléfono.
  • La separación de contenido de una fila en varias columnas (proceso muy tedioso de pasarlo a un editor de texto y luego regresarlo al Excel)

 
En un caso específico, tenía los datos de una tabla copiados y puestos en Excel (luego de abrirlo desde un archivo de texto y separarlo según correspondía); sin embargo, los números decimales se habían copiado como texto y se necesitaban como número. ¿Qué hacer? Uno de los expertos en Excel de la oficina me dijo que tuvo que separarlo (en Excel mismo no sé cómo pudo hacerlo) y que luego los multiplicó y/o dividió para que saliera el número en decimal. Yo le consulté a un amigo que me dijo que daba clases de Excel en una universidad y me contestó que podía hacerse con una fórmula que iba algo así:

 
=VALOR(EXTRAE(A1,1,ENCONTRAR(",",A1)-1))+DERECHA(A1,2)/100

 
Traté de usarla y en algo fallé, pues no obtuve resultado. Fue entonces en que me acordé de lo que me había enseñado La Abejita cuando trabajaba en La Agencia: “el buscar y reemplazar” Si bien lo solía usar en Word, pensé que quizás me serviría para el caso… busqué y reemplacé todas las comas (,) por el (.) del decimal. Santo remedio. Hice las pruebas haciendo sumas entre las celdas para comprobar que los había cambiado a números y me resultó.

 
Lo último que aprendí fue a convertir en un log (un registro) el nombre de los archivos contenidos en una carpeta. Tuve dos formas de aprenderlo:

Una, donde me ayudó @McV1c10us, consistía en ir al MS-DOS y ejecutar una acción (tsss como se llame) para que se te genere un archivo de texto con el nombre de los archivos contenidos en un directorio. El tip estaba en la Web, pero la curcuncha de mí no lo podía interpretar, así que ahí fue la ayuda que recibí de mi amigo… y todo vía chat.

 
La otra forma, también ubicada en internet, era un poco más complicada… las tan temibles “macros”… pero como seguí teniendo el mismo problema para castellanizar lo que decía en la Web, le volví a pedir ayuda al profe de Excel y lo que hizo fue prepararme la macro y así sólo tenía que modificarla cambiando la ruta de ubicación del directorio. Aún cuando me hizo casi todo el trabajo, llegué aprender que tanto la hoja de Excel como el directorio deberían encontrarse en el mismo lugar, o por lo menos, dentro de la Unidad C, de lo contrario no funciona. Además puedes limitar por tipo de documento (doc, xls, pdf).

 
Aún me falta comprender cómo es que funcionan unos cronogramas que se “grafican” automáticamente al costado de tu hoja y aprender a realizar tablas dinámicas; según cuánto vaya avanzando mi necesidad de usarlas, seguramente las aprenderé ya sea por mí misma o con la ayuda de mis buenos amig@s.